第2308號(hào)內(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則——審計(jì)檔案工作

2016-02-20 10:49:13

第一章  總  則

第一條  為了規(guī)范審計(jì)檔案工作，提高審計(jì)檔案質(zhì)量，發(fā)揮審計(jì)檔案作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《內(nèi)部審計(jì)基本準(zhǔn)則》，制定本準(zhǔn)則。

    第二條  本準(zhǔn)則所稱審計(jì)檔案，是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計(jì)人員在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄。

    第三條  本準(zhǔn)則所稱審計(jì)檔案工作，是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)納入審計(jì)檔案的材料（以下簡稱審計(jì)檔案材料）進(jìn)行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活動(dòng)。

第四條  本準(zhǔn)則適用于各類組織的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)、內(nèi)部審計(jì)人員及其從事的內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)。其他單位或人員接受委托、聘用，承辦或者參與內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目，形成的審計(jì)檔案材料應(yīng)當(dāng)交回組織，并遵守本準(zhǔn)則。

第二章  一般原則

第五條  內(nèi)部審計(jì)人員在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集審計(jì)檔案材料，按照立卷原則和方法進(jìn)行歸類整理、編目裝訂、組合成卷和定期歸檔。

第六條  內(nèi)部審計(jì)人員立卷時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循按性質(zhì)分類、按單元排列、按項(xiàng)目組卷原則。

第七條  內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持誰審計(jì)、誰立卷的原則，做到審結(jié)卷成、定期歸檔。

第八條  內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)按審計(jì)項(xiàng)目立卷，不同審計(jì)項(xiàng)目不得合并立卷?？缒甓鹊膶徲?jì)項(xiàng)目，在審計(jì)終結(jié)的年度立卷。

第九條  審計(jì)檔案質(zhì)量的基本要求是：審計(jì)檔案材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循檔案材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別檔案材料的重要程度，便于保管和利用。

第十條  內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立審計(jì)檔案工作管理制度，明確規(guī)定審計(jì)檔案管理人員的要求和責(zé)任。

第十一條  內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)審計(jì)檔案的質(zhì)量負(fù)主要責(zé)任。

第三章  審計(jì)檔案的范圍與排列

第十二條  內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中直接形成的文件材料和與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的其他審計(jì)檔案材料。

第十三條  內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審計(jì)檔案材料的保存價(jià)值和相互之間的關(guān)聯(lián)度，以審計(jì)報(bào)告相關(guān)內(nèi)容的需要為標(biāo)準(zhǔn)，整理鑒別和選用需要立卷的審計(jì)檔案材料，并歸集形成審計(jì)檔案。

第十四條  審計(jì)檔案材料主要包括以下幾類：

（一）立項(xiàng)類材料：審計(jì)委托書、審計(jì)通知書、審前調(diào)查記錄、項(xiàng)目審計(jì)方案等；

（二）證明類材料：審計(jì)承諾書、審計(jì)工作底稿及相應(yīng)的審計(jì)取證單、審計(jì)證據(jù)等；

（三）結(jié)論類材料：審計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告征求意見單、被審計(jì)對(duì)象的反饋意見等；

（四）備查類材料：審計(jì)項(xiàng)目回訪單、被審計(jì)對(duì)象整改反饋意見、與審計(jì)項(xiàng)目聯(lián)系緊密且不屬于前三類的其他材料等。

第十五條  審計(jì)檔案材料應(yīng)當(dāng)按下列四個(gè)單元排列：

（一）結(jié)論類材料，按逆審計(jì)程序、結(jié)合其重要程度予以排列；

（二）證明類材料，按與項(xiàng)目審計(jì)方案所列審計(jì)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)的順序、結(jié)合其重要程度予以排列；

（三）立項(xiàng)類材料，按形成的時(shí)間順序、結(jié)合其重要程度予以排列；

（四）備查類材料，按形成的時(shí)間順序、結(jié)合其重要程度予以排列。

第十六條  審計(jì)檔案內(nèi)每組材料之間的排列要求：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

（四）批示在前，報(bào)告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。

第四章  紙質(zhì)審計(jì)檔案的編目、裝訂與移交

第十七條  紙質(zhì)審計(jì)檔案主要包括下列要素：

（一）案卷封面；

（二）卷內(nèi)材料目錄；

（三）卷內(nèi)材料；

（四）案卷備考表。

第十八條  案卷封面應(yīng)當(dāng)采用硬卷皮封裝。

第十九條  卷內(nèi)材料目錄應(yīng)當(dāng)按卷內(nèi)材料的排列順序和內(nèi)容編制。

第二十條  卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)逐頁注明順序編號(hào)。

第二十一條  案卷備考表應(yīng)當(dāng)填寫立卷人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檢查人、立卷時(shí)間以及情況說明。

第二十二條  紙質(zhì)審計(jì)檔案的裝訂應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）拆除卷內(nèi)材料上的金屬物；

（二）破損和褪色的材料應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)或復(fù)制；

（三）卷內(nèi)材料裝訂部分過窄或有文字的，用紙加寬裝訂；

（四）卷內(nèi)材料字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件加以說明；

（五）卷內(nèi)材料一般不超過200頁裝訂。

第二十三條  內(nèi)部審計(jì)人員（立卷人）應(yīng)當(dāng)將獲取的電子證據(jù)的名稱、來源、內(nèi)容、時(shí)間等完整、清晰地記錄于紙質(zhì)材料中，其證物裝入卷內(nèi)或物品袋內(nèi)附卷保存。

第二十四條  內(nèi)部審計(jì)人員（立卷人）完成歸類整理，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核、檔案管理人員檢查后，按規(guī)定進(jìn)行編目和歸檔，向組織內(nèi)部檔案管理部門（以下簡稱檔案管理部門）辦理移交手續(xù)。

第五章  電子審計(jì)檔案的建立、移交與接收

第二十五條  內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在條件允許的情況下，可以為審計(jì)項(xiàng)目建立電子審計(jì)檔案。

第二十六條  內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。

第二十七條  電子審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲(chǔ)格式，確保能夠長期有效讀取。主要包括以下內(nèi)容： 

（一）用文字處理技術(shù)形成的文字型電子文件；　

（二）用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的圖像電子文件；

（三）用視頻或多媒體設(shè)備獲得的多媒體電子文件；

（四）用音頻設(shè)備獲得的聲音電子文件；

（五）其他電子文件。

第二十八條  內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在審計(jì)項(xiàng)目完成后，應(yīng)當(dāng)以審計(jì)項(xiàng)目為單位，按照歸檔要求，向檔案管理部門辦理電子審計(jì)檔案的移交手續(xù)，并符合以下基本要求：

（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子審計(jì)檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；

（二）電子審計(jì)檔案的文件有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；

（三）采用技術(shù)手段加密的電子審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交；

（四）內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將已移交的電子審計(jì)檔案在本部門至少保存5年，其中的涉密信息必須符合保密存儲(chǔ)要求。

    第二十九條  電子審計(jì)檔案移交的主要流程包括：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子審計(jì)檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子審計(jì)檔案數(shù)據(jù)和移交電子審計(jì)檔案數(shù)據(jù)等步驟。

第三十條  電子審計(jì)檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。離線方式是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)一般采用光盤移交電子審計(jì)檔案；在線方式是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)通過與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子審計(jì)檔案。

第三十一條  檔案管理部門可以建立電子審計(jì)檔案接收平臺(tái)，進(jìn)行電子審計(jì)檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作。

第三十二條  電子審計(jì)檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，由交接雙方簽字；也可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。

第六章  審計(jì)檔案的保管和利用

第三十三條  審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)歸組織所有，一般情況下，由檔案管理部門負(fù)責(zé)保管，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)安排對(duì)審計(jì)檔案業(yè)務(wù)熟悉的人員對(duì)接收的紙質(zhì)和電子審計(jì)檔案進(jìn)行必要的檢查。

第三十四條  歸檔與紙質(zhì)文件相同的電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在彼此之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，并注明含義、保持一致。

第三十五條  內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)和組織內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際需要合理確定審計(jì)檔案的保管期限。

第三十六條  審計(jì)檔案的密級(jí)和保密期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)審計(jì)工作保密事項(xiàng)范圍和有關(guān)部門保密事項(xiàng)范圍合理確定。

第三十七條  內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期開展保管期滿審計(jì)檔案的鑒定工作，對(duì)不具有保存價(jià)值的審計(jì)檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字，并報(bào)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。

第三十八條  內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全審計(jì)檔案利用制度。借閱審計(jì)檔案，一般限定在內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部。

內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)以外或組織以外的單位查閱或者要求出具審計(jì)檔案證明的，必須經(jīng)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者組織的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，國家有關(guān)部門依法進(jìn)行查閱的除外。

第三十九條  損毀、丟失、涂改、偽造、出賣、轉(zhuǎn)賣、擅自提供審計(jì)檔案的，由組織依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

第七章  附  則

第四十條  本準(zhǔn)則由中國內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)發(fā)布并負(fù)責(zé)解釋。 

第四十一條  本準(zhǔn)則自2016年3月1日起施行。